Вкладыш в трудовую книжку: порядок оформления, образец. Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку Когда оформляется вкладыш в трудовую книжку

По сути он является продолжением трудовой книжки, поэтому как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2020 году можно использовать основные страницы. Бланк вкладыша имеет свои отдельные серию и номер и является документом строгой отчетности, но не может быть действительным без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то можно использовать еще один. Приобрести, учесть и заполнить вкладыш должен работодатель, у которого в реальном времени хранится трудовая книжка работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о вкладышах заносятся в специальный журнал учета, хранящийся в отделе кадров, с записью уникального номера и серии бланка.

Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения

Достаточно посмотреть на титульный лист основного документа, чтобы понять, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку. Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать дублирующую актуальную информацию. Заполнять титульный лист следует аккуратно.

Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считается испорченным и подлежит утилизации. Поскольку вкладыши — документы строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета. Кстати, поэтому запись о наличии вкладыша, его серию и номер в трудовую книжку рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Если надпись о вкладыше была все-таки сделана заранее, то в нее необходимо внести соответствующие поправки.

В дальнейшем исправления на листах вкладыша вносятся по тем же правилам, что и в основном документе. Основной образец, как заполнять вкладыш в трудовую книжку, — это сама трудовая книжка. Обязательно ставится дата заполнения титульного листа, которая соответствует началу использования вкладыша, и печать организации-работодателя. Записи на листах вкладыша должны продолжать общую текущую нумерацию, а не начинаться с номера 1. С того момента как трудовая книжка дополняется вкладышем, записи можно делать только на его листах. Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна. Возможность получения новой или другой трудовой книжки взамен закончившейся законодательством не предусмотрена. Для продолжения ведения записей должен использоваться исключительно соответствующий нормам бланк вкладыша. Также не разрешается подшивать или приклеивать в трудовую книжку отдельные чистые листы. Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк-вкладыш, содержащий девять разворотов «сведений о работе» целиком.

Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкий вкладыш, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его на слово «работе» и продолжают ведение записей. Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника не было, то в бланке трудовой книжки должно остаться десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе должны быть продолжены на соответствующих листах вкладыша. Надо напомнить, что выжимка из правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей содержится на двух последних листах трудовой книжки.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020. Титульный лист

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находятся несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит трудовая книжка. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Трудовая книжка и, соответственно, вкладыш должны содержать информацию о месте учебы сотрудника либо указываться полученное образование. Поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность. Должность вписывается в графы листов «сведения о работе». Как обычно, на этих страницах вкладыша фиксируются порядковый номер записи (во вкладыше нумерация продолжается, а не начинается заново), дата, а также приказ (с номером и датой), отражающий прием сотрудника на работу.

Выдан вкладыш в трудовую книжку запись, образец, инструкция по вшиванию

Вкладыш без основной трудовой книжки недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой трудовой книжки. Для расположения вкладыша специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

Трудовая книжка может быть дополнена любым количеством вкладышей, столько, сколько нужно для внесения необходимых актуальных сведений. Для титула каждого как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2020 или любого другого года служит титульный лист основной ТК. Важное замечание: все вкладыши вшиваются в том виде, в каком были выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Запись о вкладыше в трудовую книжку: образец заполнения

Трудовая книжка должна также иметь объявление о наличии вкладыша. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер вкладыша. Месторасположение надписи (штампа) четко не регламентируется, главное — ничто не должно эту отметку скрывать, запись должна быть понятной, а информация с оттиска читаемой.

Образец, как заполняется вкладыш в трудовую книжку и делается запись о его наличии

После подробного рассмотрения правил о том, как трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, стоит свести вышеперечисленное к списку, что нужно запомнить.

Не допускается:

Отрывать обложку вкладыша.
при первичном заполнении титульного листа вкладыша.
Вклеивать новый бланк трудовой книжки в закончившуюся старую книжку.
Актуальная трудовая книжка не может быть дополнена отдельными чистыми листами.
Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно должна быть вместе с вкладышем. Без нее сам по себе вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе можно будет узнавать о работе и трудовых навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладыша не начинается заново, а продолжает уже начатую в основной трудовой книжке, которую следует принять за образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку 2020 года. Разрешено делать переносы для записей со страниц основной трудовой книжки на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается. Документ непременно надо зарегистрировать в , указав его .

Нужно внести, но место напрочь отсутствует .

Казалось бы простая ситуация и решается она единственно верным способом – заведением вкладыша .

Но где этот вкладыш в трудовую книжку взять?

Как его следует вшить, заполнить?

Брать ли деньги у сотрудников за оформление?

Учитывая, что сотрудник уходит на пенсию, трудовая ему точно не понадобиться . Многие не хотят тратить деньги на вкладыш и уговаривают кадровика сделать запись где-нибудь в другом месте. Но по правилам даже для внесения всего одной записи оформление вкладыша обязательно.

Кто ответственен за приобретение?

Вкладыш, как и саму трудовую книжку, покупает работодатель . Во многих организациях сотрудников просят принести его самостоятельно , что не совсем правильно. Все трудовые книжки, вкладыши имеют порядковый номер, они обладают особой защитой от фальсификации .

Документ, купленный в переходе, может быть поддельным , выпущенным левыми типографиями. Тогда как настоящий вкладыш имеют право тиражировать лишь отдельные специализированные учреждения .

Работодатель заключает с ними договор и закупает партию , которые фиксируются в приходно-расходной книге с указанием серийного номера. Использование не оприходованных документов запрещено .

Когда приходит время выдать вкладыш, работник выплачивает стоимость документа. При этом озвучивается цена на момент покупки, а не выдачи, даже если сумма выросла в разы. Сотрудником компенсируются расходы только на приобретение.

Некоторые организации берут у работников оплату наличными , иногда стоимость удерживают с заработной платы. Если выбран второй вариант, необходимо помнить, что без согласия сотрудника, нельзя производить никаких удержаний.

Поэтому он пишет заявление ( либо руководителю фирмы), о том, что просит удержать из заработной платы сумму в размере (например, 100 рублей) за стоимость бланка вкладыша.

Заявление от работника на выдачу вкладыша пишется в произвольной форме , но это не обязательный документ. Он заводится автоматически, вследствие отсутствия свободных граф в для внесения необходимых записей.

Заявления о выдаче вкладыша в трудовую книжку.

Внесение записи

Факт оформления вкладыша обязательно фиксируется . Для этого прямо на самой трудовой книжке ставится штамп «выдан вкладыш» с указанием его серии и номера . При отсутствии штампа информация пишется вручную. Она должна быть очень четкой и читаемой , при этом не загораживать собой другие записи.

Количество вкладышей инструкцией не регламентируется. При необходимости у одного сотрудника их может быть бесчисленное количество . Только нужно помнить, что без основного документа он недействителен.

Вшивать документ или нет?

Вкладыш в трудовую книжку всегда только вшивается . Никаких скреплений скобами, степлером, приклеиваний скотчем.

Предпочтительнее пришить уже полностью готовый вкладыш. Иначе ошибочное оформление повлечет за собой неприятную процедуру извлечения , составления акта порчи, уничтожения испорченного бланка.

Лучше использовать нитку №10 из хлопка . Она достаточно толстая и не режет бумагу. Сама процедура вшивания предельно простая:

Шилом проделывают отверстия по линии сгиба в количестве трех или четырех штук. Удобнее и надежнее всего подшить документ в четыре прокола. Расстояние между дырками одинаковые.
Такие же проколы с тем же расстоянием делают на самой трудовой книжке.
Прошить таким образом, чтобы концы нити выходили из одного отверстия .
Закрепляют нить крепким узлом .
Запечатывать сургучом не нужно.

В инструкции не написано, куда именно следует вшивать вкладыш: в начало, может быть в середину или даже конец трудовой книжки.

Каждый кадровик выбирает по своему усмотрению .

Технически вшивать удобнее в середину.

Так легче делать проколы, а сам вкладыш держится крепче. Но данный вариант плох тем, что запись разбивается на части. Это отчетливо видно при ксерокопировании.

Поэтому целесообразнее размещать вкладыш в конце, между самой последней страницей трудовой книжки и его обложкой.

О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вы можете узнать, посмотрев видео:

Особенности заполнения

Заполнение вкладыша начинают с титульного листа.

Ни в коем случае нельзя переписывать информацию о владельце документа с трудовой книжки. Любые записи вносятся на основе паспорта, диплома и т.д. Иначе есть риск столкнуться с такой ситуацией, когда сотрудник успел поменять фамилию (получил образование), а в трудовой книжке изменения еще не отражены.

Рассмотрим основные моменты:

Первоначально заполняется титульный лист . Информацию берут из документов работника. Любые ошибки недопустимы, исправления не вносятся. При внесении неправильной записи вкладыш утилизируют и заводят новый. При этом работник не оплачивает халатность кадровика. Из его зарплаты удерживают сумму только за один вкладыш , испорченный документ покрывается за счет работодателя.
Ответственный человек заверяет своей подписью первый лист вкладыша (лучше написать фамилию).
Ставится оттиск печати (кадровая, если нет, то гербовая).
На титульном листе вкладыша пишется дата фактического заполнения документа. Нельзя дублировать дату из трудовой книжки. Они всегда отличаются, так как заводятся в разное время.

Записи в самом вкладыше производят по тем же правилам , что и в трудовой книжке.

Сквозная или сплошная нумерация?

Распространенная ошибка кадровиков – в каждом вкладыше записи начинаются с номера 1.

Тогда как по правилам предусмотрена сквозная нумерация.

То есть цифры начинаются с не самого начала, а продолжаются в порядке возрастания.

Например, если раздел сведений о работе в трудовой книжке закончилось под 20 номером, то первая запись во вкладыше в том же разделе будет под номером 21.

Где и как регистрируются?

Регистрацию документа производят в движения трудовых книжек и вкладышей, которая обязательно должна быть в каждом отделе кадров . Какие данные вносят? Вносят следующие записи:

Порядковый номер.
Дата оформления вкладыша.
Ф.И.О владельца документа.
Серию, номер документа.
Должность.
Структурное подразделение.
Подпись ответственного лица.
Роспись работника.

Если допущена ошибка при регистрации вкладыша, зачеркивание ложной информации не приветствуется. Лучше в следующей графе сделать пометку «Запись недействительна» и дополнить ее правильной надписью.

Регистрация производится сразу после оформления документа. Работникам, которым заведен вкладыш, при придется расписываться в двух местах: за трудовую книжку и отдельно за вкладыш.

Работодатель перед законом ответственен за хранение трудовых книжек. Соответственно вкладыши также находится в его компетенции . Ведь вкладыш – это продолжение трудовой. В нем содержится информация о рабочей деятельности человека.

Любые ошибки в его ведении чреваты проблемами для сотрудника в момент выхода на пенсию.

А вот правильно оформленный документ – это залог успешного прохождения проверок для отдела кадров и отсутствие претензий со стороны бывших работников.

Бланк вкладыша в трудовую книжку.

Вкладыш в трудовую книжку – дополнительный элемент трудовой книжки, который прикрепляется к документу после исчерпания его страниц. Уникальность вкладыша заключается в наличии защиты, которая предотвращает возможность подделки листа злоумышленниками.

Для чего нужен вкладыш?

На протяжении бурной трудовой деятельности многие сотрудники сталкиваются с ситуацией, когда вносить изменения в раздел «Сведения о работе» становится некуда – все страницы полностью исписаны.

При этом законодательством строго запрещено :

Переименовывать прочие разделы документа и продолжать в них вносить данные о работе сотрудника;
Прикреплять чистые листы любого формата;
Применять бланки пустого документа в качестве вкладыша.

Заполнение документа не означает, что работник должен оформлять новый документ. Для того чтобы избежать проблем с переоформлением, государство предусмотрело специальные вкладыши, которые подшиваются в трудовую книжку. Правила оформления вкладыша для трудовой книги устанавливаются приказом Минтруда от 10 октября 2003 года под номером 69.

Главное назначение подобного бланка – наглядно предоставить работодателю информацию о потенциальном сотруднике: его сфера деятельности, трудовой опыт и прочее. Книга содержит личные сведения сотрудника: паспортные данные, уровень образования и поводы для увольнений из организаций.

Строгие правила оформления и заполнения бланка – часть системы защиты, которая гарантирует подлинность документа.

Оформление вкладыша

Первое, что нужно знать работодателю – незакрепленный в трудовой книжке вкладыш считается не действительным. Строго запрещено скреплять документы скобами или использовать клей, из-за слабой надежности этих приспособлений.

При внесении ошибочных сведений во вкладыш, их исправление не допускается. По этой причине рекомендуется в первую очередь заполнить документ, а потом начать вшивание. Если лицо ошиблось при внесении данных, то необходимо предпринять следующие действия:

Извлечение вкладыша с недостоверной информацией;
Составление записи об утрате действия оставленного на документе штампа;
Формирование акта о порче;
Фиксирование изменений в ;
Получение нового бланка.

После заполнения вкладыша необходимо оставить печать организации или подразделения. Печать выставляется рядом с подписью руководителя.

В шапке титульного листа выставляется штамп «Выдан вкладыш», где указана серия и нумерация оформленного документа.

Замечание. Каждый новый вкладыш должен сопровождаться выставлением соответствующего штампа. В случае пренебрежения этими правилами организации может быть выписан штраф за халатность.

В целом, заполнение вкладыша полностью аналогично заполнению трудовой книжки, однако следует учесть следующие факторы:

Бланк должен заполняться только тем работодателем (или его ответственными сотрудниками), во время работы на которого были израсходованы все листы трудовой книжки;
Помимо штампа, на титульном листе должна выставляться фактическая дата заполнения вкладыша , а не дата заведения трудовой книги;
В дополнительный лист вносятся только актуальные данные . Например, в ходе рабочей деятельности у сотрудника могли измениться паспортные данные, уровень образования и т.д.;
Правила не устанавливают лимиты на количество вкладышей, из-за чего один работник может дополнять свой основной документ неограниченное число раз.

Отсутствие печати с прошлой работы

Нередко случается так, что на прошлом месте деятельности, по халатности руководства, печать на титульном листе не была выставлена. Согласно пункту 2.2 Инструкции по оформлению и ведению документа, необходимо отправить сотрудника к предыдущему работодателю с просьбой о выставлении такой печати.

В случае если бывший работодатель настойчиво отказывается выставить печать при любых условиях, единственным решением конфликта станет судебное разбирательство.

Замечание. В большинстве случаев судебное дело выигрывает сотрудник, поэтому для выставления печати бывает достаточно пригрозить бывшему работодателю судом.

Сотрудник сменил фамилию

В этом случае сотрудник должен написать заявление на имя директора, в котором указана причина смены фамилии. К заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт изменений: паспорт, документ о разводе, справка о заключении брачного союза и т.д.

После принятия заявления принимается ряд шагов:

Директор ставит на заявлении резолюцию и передает его работнику;
Сотрудник посещает отдел кадров, где вносит запись о смене паспортных данных непосредственно в трудовой книге;
После внесения изменений, директор выпускает приказ, в котором представлена процедура смены фамилии;
Как только приказ вступает в силу, человек, ответственный за внесения изменений в документацию, может начать работу.

Измененные данные вновь отправляются работодателю для выставления необходимых печатей и подписей.

Запись о работе была сделана не в том разделе

Популярная ошибка – часть записи, принадлежащей к разделу «Сведения о работе» вписываются в другой раздел «Сведений о награждениях». Причина ошибка достаточно банальна – невнимательность сотрудника, заполнявшего документ.

В соответствии с пунктом правил №30, зачеркивания и прочие изменения ошибочных сведений в разделе о сведениях и вознаграждениях недопустимы. Все ошибки в записях необходимо исправлять через признание данных недействительными.

Как вшить вкладыш в трудовую книгу?

Законодательство не дает конкретных указаний о том, как правильно прикреплять вкладыш в основной документ. Существует лишь ряд ограничений, указанных выше. Наиболее часто бланк располагается в конце книги непосредственно перед обложкой.

Замечание. С точки зрения удобства, лучшим местом для вшивания документа станет середина. Однако в этом случае бланк будет разделять некоторые записи, что собьет целостность книжки и создаст множество проблем с нумерацией.

Для вшивания бланка можно использовать толстую иглу с плотными нитками. Для упрощения задачи рекомендуется развернуть вкладыш посередине, после чего начать прокалывать толстой иглой или шилом. Далее, по заготовленным отверстиям начать пришивать дополнительный бланк к твердой обложке.

В некоторых организациях имеется специальное оборудование для закрепления вкладышей – швейные машинки с широким шагом стежка. Эту информацию следует уточнить у руководства.

Основное требования к креплению – надежность и полное исключение возможности утраты документа. В противном случае уничтоженные данные не будут восстановлены.

Кто должен покупать книгу?

В соответствии с постановлением правительства от 16 апреля 2003 года № 225 (в редакции от 2008 года) работодатель обязан:

На постоянной основе иметь в организации необходимое количество вкладышей для трудовой книги;
При выдаче сотруднику бланка для основного документа, работодатель имеет право изъять с него плату за сопутствующие расходы. Денежные средства вычитают из заработной платы, о чем работник должен быть уведомлен, или переводом средств на счет фирмы.

Замечание. Из-за того что работник в любом случае несет расходы за покупку бланка, работодатель может попросить сотрудника самостоятельно приобрести дополнительный документ.

Стоимость бланка меняется в зависимости от региона и может составлять от 150 до 300 рублей. Вкладыши можно купить также и в интернет-магазинах, которые поставляют товар по более низким ценам.

Нумерация записей во вкладыше

Нумерация в дополнительном бланке должна вестись в соответствии со всеми записями, сделанными в трудовой книге за весь промежуток времени. Обязательно должен ставиться порядковый номер, следующий за тем, который указан в основном документе.

27-ой пункт Правил ведения трудовой книги разрешает исправления при внесении неточных или некорректных данных. Так, в случае указания неверного порядкового номера, необходимо заявить о недействительности пункта, после чего вписать новой строкой актуальные сведения.

Прочие нюансы при заполнении

Правилами заполнения бланков установлены следующие моменты, о которых должен помнить работодатель и сотрудник:

Вкладыш не имеет юридической силы без главного документа;
Все изменения в обязательном порядке вносятся в книгу и ее дополнительные бланки без замедления;
Если запись, сделанная в книжке, оборвалась, то работодатель может, не прерывая, продолжить ее в бланке.

Что делать при потере вкладыша?

Потеря вкладыша – ситуация, которая не предусмотрена правилами, однако имеет место быть. В этом случае работник должен написать заявление на имя работодателя с объяснением причин и обстоятельств утраты.

После того как объяснительная была подписана, кадровый отдел должен издать приказ о выдаче нового вкладыша и продолжить его заполнение в штатном порядке. При этом старые данные не восстанавливаются.

Видео о вшивании вкладыша

Видео с инструкцией о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книгу с учетом всех особенностей и нюансов:

Вкладыш в трудовую книгу – дополнительный бланк, который прикрепляется к основному документу. Его главная задача – избавить работника от долгой процедуры переоформления трудовой книжки и упростить процесс заполнения документа для работодателя.

Вкладыш в трудовую книжку является неотъемлемой частью самой книжки, его ведение и заполнение регулируется законодательством, поскольку он является бланком строгой отчетности и содержит сведения о стаже.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Форма трудовой книжки установлена законодательно, регулируется, в том числе, и количество страниц, отведенное для каждого раздела. В случае, когда один из разделов заканчивается, в трудовую книжку добавляют специальный вкладыш.

Он оформляется в трудовую книжку, как только заканчивается один из разделов:

Сведения о работе.
Сведения о наградах.

Нельзя вписывать сведения о работе в графы, предназначенные для информации о поощрениях и наоборот. Также нельзя вносить эту информацию в графы трудовой книжки, предназначенные для дублирования существующих записей на другом языке.

В трудовой книжке может быть неограниченное число вкладышей.

Если в одном из разделов трудовой все еще остается место для внесения записей, его продолжают вести, несмотря на то, что оформлен вкладыш.

Например, у работника закончился раздел «Сведения о работе» для него заводят вкладыш, а сведения о награждениях вносятся в трудовую, до окончания этого раздела.

Как выглядит?

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой отдельно сброшюрованный бланк, форму которого можно найти в приложении к Приказу Минфина РФ от 22.12.2003 года № 117н «О трудовых книжках». Он полностью идентичен бланку трудовой книжки, за исключением названия, указанного на обложке и титульном листе. Также он отличается цветом и качеством обложки.

Можно встретить вкладыш советского образца, он отличается от нового:

Отсутствием обложки.
Форматом.
Гербом СССР в левом верхнем углу.

По его использованию часто возникают споры. Дело в том, что Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» , которым утвержден данный вкладыш до сих пор действует, его нет в перечне документов, которые становятся недействительными после вступления в силу Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 года за № 69 , об утверждении Инструкции. И поэтому возникает расхождение с Постановлением от 16 апреля 2003 г. № 225 , где сказано, что с 01.01.2004 вводятся книжки нового образца.

Но, как показывает практика, вкладыш старого образца, заведенный после 2004 года, признают действительным.

Должна ли быть голограмма

Если при покупке бланк вкладыша укомплектован голограммами, то работодатель может их использовать для защиты информации:

Номера вкладыша.
Подписи работника.
Печати работодателя и т.д.

Но поскольку обязательное не установлено законодательно, то вкладыш будет действителен и без нее.

Это бланк строгой отчетности?

Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгой отчетности и имеет свой номер и серию. Поэтому сведения о нем также должны вноситься в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Ведется этот документ бухгалтерией предприятия.

Действителен ли без книжки

Вкладыш действителен только вместе с трудовой книжкой, несмотря на то, что на его титульном листе указываются все данные владельца.

Многие работодатели, заводя новую книжку работнику, за неимением чистых бланков трудовой, используют вкладыши. Это является нарушением Правил ведения этого документа.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

В бланке трудовой книжки на титульном листе или на обложке ставится пометка о том, что в дополнение к ней оформлен вкладыш и его реквизиты.

Пример записи: «Выдан вкладыш, серия ТТ номер 123456».

Дата заполнения

В качестве даты заполнения указывают фактическую дату, когда был заполнен вкладыш. Как правило, она совпадает с числом первой записи во вкладыше.

Нумерация записей

После оформления вкладыша хронология нумерации записей не прерывается. То есть, если в разделе трудовой книжки сведения «Сведения о работе» последняя запись имеет № 15, то первая запись во вкладыше, в этом же разделе будет идти за № 16.

Записи во вкладыше продолжают без уточнения работодателя. Например, в трудовой последняя запись о приеме в компанию «Лютик», а во вкладыше просто пишут следующую запись (перевод, увольнение и т.д.). Даже можно перенести запись, оставив одну часть в трудовой, а другую часть во вкладыше.

Проставление печатей

На титульном листе вкладыша ставится печать той компании, которая его оформила.

Сшивание трудовой книжки с вкладышем

Оформленный вкладыш нужно вшить в трудовую книжку. Место вшивания не регламентировано, и большинство кадровиков вшивают его в середину трудовой. Но такой способ не совсем удобен, поскольку при снятии копии надписи, находящиеся в этом месте как бы разрываются. Гораздо удобнее вшить вкладыш в конец трудовой.

Подробнее этот процесс можно посмотреть в видео: как вшить вкладыш в трудовую книжку

Типовые ошибки при оформлении вкладыша

При оформлении вкладыша могут быть допущены следующие ошибки:

Неправильное заполнение данных на титульном листе. Если это обнаружено в процессе заполнение вкладыша, бланк с ошибкой списывается как испорченный и заводится новый.
Бланк заведен по ошибке и на трудовой проставлена запись об этом. Вкладыш изымается, запись о выдаче зачеркивается и ставится запись об ошибке, которая заверяется подписью должностного лица и печатью.
Не внесение информации о вкладыше в книгу движения трудовых книжек. Запись об этом можно сделать отдельной строкой, либо внести номер документа, в соответствующую графу, около номера трудовой. Если запись сделана отдельной строкой, работник при увольнении должен расписаться в двух местах.

Все аналогично, как и в самой трудовой.

Финансовая сторона вопроса

Бланк вкладыша должен приобретаться работодателем, но с работника, для которого он заводится, взимается его стоимость.

Кто и где должен покупать

У работодателя должен храниться необходимый запаса чистых бланков трудовых и вкладышей, он не может отправить работника покупать бланк самостоятельно. Хотя на практике такая ситуация часто имеет место.

Сколько стоит

Работодатель может включить в стоимость бланка вкладыша не только его цену, за которую он был куплен, но и накладные расходы на его приобретение, например доставку.

Производится ли удержание с работника

Работник, которому заводится вкладыш, обязан его оплатить, за исключением следующих случаев:

Массовой утраты трудовых.
Порча бланка по вине работодателя.

Стоимость вкладыша может быть удержана любым способом:

Из зарплаты.
Путем внесения наличных в кассу.

Обычно порядок этой процедуры прописывается в учетной политике.

Законодательная база

- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года за № 225 «О трудовых книжках» — устанавливает сроки выдачи вкладыша в трудовую.

В трудовую книжку - вопрос, с которым время от времени сталкиваются работодатели. В трудовой книжке определенное количество страниц, которые со временем полностью исписываются, и в этом случае приходит на помощь . Что такое вкладыш, зачем его заполнять, и как это правильно сделать, подробно рассмотрим в этой статье.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Граждане, которые ведут активную трудовую деятельность, рано или поздно попадают в ситуацию, когда страницы трудовой книжки в одном из разделов заканчиваются. К этому могут привести не только частая смена работы, но и активный карьерный рост (например внутренние и внешние переводы), частые поощрения за успехи с занесением в трудовую книжку и т. д.

Однако это не означает, что сотрудник должен прекратить трудиться или заводить новую трудовую книжку. Для этих случаев и нужен специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок вкладыш, который подшивается в трудовую книжку.

Правила заполнения вкладыша трудовых книжек (далее Правила), регламентированы постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

При внесении любых записей во вкладыши трудовых книжек, казалось бы, проблемных моментов возникать не должно, поскольку Правилами установлено: вкладыш заполняется абсолютно аналогично заполнению трудовой книжки. Но все же давайте остановимся на вопросах оформления вкладыша, которые часто возникают у кадровиков.

Не знаете свои права?

Вкладыш заполняется тем работодателем (его сотрудниками), во время работы у которого полностью использованы страницы одного из разделов (чаще всего это раздел сведений о работе).
На титульном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а ни в коем случае дата заведения трудовой книжки.
Во вкладыш вносятся те данные сотрудника, которые действительны на настоящий момент времени (например, с момента заведения трудовой книжки у трудящегося могли измениться уровень образования, фамилия, возможно имя и т. д.).
Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено.

После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия).

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:

штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем;
вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп;
подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках

Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик (или иной сотрудник нанимателя) допускает ошибку. Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Уникальный номер вкладыша следует вырезать и вклеить в журнал учета (для подтверждения утилизации испорченного вкладыша).

Поэтому рекомендуется сначала полностью заполнить вкладыш (титульную страницу), а только потом его подшивать в саму книжку. Иначе данные в трудовой придется исправлять, ставить новый штамп и реквизиты вкладыша (как известно, трудовая книжка имеет маленький размер, и на титульном развороте и так мало места).

вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку

Рассмотрим важные основы заполнения вкладыша трудовой книжки.

Как уже указывалось выше, вкладыш ведется так же, как и сама книжка.
Следует помнить, что без трудовой книжки сам по себе вкладыш не имеет юридической силы (недействителен).
Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе - «16». Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет. В данном случае запись переносится во вкладыш с того места, на котором оборвалась.
Если во время трудовой деятельности у сотрудника произошла смена фамилии, то исправить фамилию нужно как в самой трудовой книжке, так и во вкладыше к ней.
Если наниматель, который завел вкладыш, не проставил в него свою печать, а сотрудник уже трудится на другой работе, то за проставлением печати во вкладыш трудящемуся необходимо обратиться именно к нанимателю, оформившему вкладыш (т. е. к предыдущему).

Мы остановились на основных правилах оформления вкладышей в трудовые книжки. Используя их в своей работе, работодатели могут сэкономить не только свое время, но и время и силы сотрудников, чьи трудовые книжки и вкладыши они заполняют. Если же в оформлении вкладыша в трудовую книжку сотрудника допущены ошибки или неточности, последний может обратить внимание своего нанимателя на эту статью.